合同丢失情况说明怎么写

尊敬的领导：

我向您说明合同丢失的情况，以便您了解并采取适当的措施。

日前，我注意到公司档案室中存放的某份重要合同已经不见了。在我认真检查过整个档案室和相关存储区域后，仍然没有找到该合同。首先，我立即通知了同事们，希望他们能够共同寻找遗失的合同。然而，经过我们所有人的努力，仍然没有找到它。

接下来，我召集了涉及这份合同的相关人员开会讨论，并启动了内部调查。在调查过程中，我们对工作人员进行了逐一询问，并查看了相关的存档记录和工作日志。但是，这一切工作都没有发现任何疏忽或不当的行为。

为了避免合同的丢失对公司产生不良影响，我立即采取了以下措施：

一、我通知了合同的合作方，并解释了情况。我承诺将为他们提供相应的解决方案，以确保双方的权益不受损害。同时，我也提供了尽快补发合同的确切时间。

二、我要求相关人员重新检查合同文件的存放方式，确保文件的安全。

三、我已经向公司的法务部门报告了丢失情况，并请他们提供法律支持和建议，以防止任何潜在的法律风险。

四、同时，我邀请了内部审计部门的员工参与调查，以评估公司档案管理制度的有效性，并提出改进方案。我们将从根本上检查公司档案室的安全措施和管理流程，确保这样的问题不再发生。

最后，我要向您保证，我将全力以赴解决这个问题，并确保公司不受合同丢失的负面影响。此外，我会加强员工培训，提高他们对文件存储和管理的重视性，从而防止类似事件再次发生。

再次向您致以最诚挚的歉意，并衷心感谢您对这个问题的关注和支持。

顺祝商祺！

此致

礼好

(您的名字)